מטלה 1ב: הערכה והמלצה על כנס מקצועי

כנסים מקצועיים הם מקור חשוב למידע גלוי על תעשיות, על חברות, על טכנולוגיות ועל מגמות עסקיות. הם מפגישים במקום אחד חברות, יזמים, משקיעים, ספקים, לקוחות, רגולטורים ומקבלי החלטות, ולפי ארגון הכנסים הבין־לאומי ICCA הם עשויים גם לקדם מדיניות, חדשנות והעברת ידע.

אפשר ללמוד על כנס עוד לפני שמשתתפים בו: מאתר הכנס, מתוכנית ההרצאות, מרשימות הדוברים, המציגים ונותני החסות, ומפרסומים על כנסים קודמים. המידע הזה משרת שתי מטרות. הוא מאפשר להעריך אם הכנס מתאים לצורכי החברה, והוא מלמד על התעשייה עצמה: מי השחקנים המרכזיים בה ומה מעסיק אותה כיום.

מדוע מעריכים כנס לפני ההשתתפות?

השתתפות בכנס השקעת משאבים של זמן וכסף. לכן לא די לשאול אם הכנס גדול או מוכר. צריך לבדוק אם הוא מתאים למטרה שהלקוח הגדיר, ולקבוע מראש מה ייחשב הצלחה.

להלן מספר דוגמאות למטרות עסקיות להשתתפות בכנסים וממדי הצלחה:

מה אפשר ללמוד מאתר של כנס?

1. נושאים ומגמות

נושאי ההרצאות, הסדנאות והתערוכות מצביעים על מה שמעסיק את התעשייה. נושא שחוזר אצל כמה דוברים ובכמה כנסים הוא כנראה מגמה משמעותית.

שימו לב במיוחד להרצאה המרכזית (Keynote), אך בדקו מי הדובר: לעיתים זהו נציג של נותן החסות הראשי, והבמה ניתנה לו מסיבות שיווקיות.

2. חברות ויחסי כוחות

רשימת המציגים, השותפים ונותני החסות מסייעת לזהות חברות מובילות, שחקנים חדשים, שותפויות עסקיות, תחומי השקעה וגורמים שמבקשים להשפיע על סדר היום המקצועי.

חסות גדולה או מקום מרכזי בתוכנית מעידים שהכנס חשוב לחברה ולמוצר שהיא רוצה לקדם. הם אינם מוכיחים שהחברה מובילה בתחומה.

3. דוברים

זהות הדוברים מלמדת על רמת הכנס ועל קהל היעד שלו. בדקו:

• מי הדוברים, מה תפקידם ומאילו ארגונים הם מגיעים
• האם ההרצאות מקצועיות, מחקריות או שיווקיות

4. קהל היעד

בדקו למי הכנס מיועד בעיקר: לאנשי פיתוח וטכנולוגיה, למנהלים ולמקבלי החלטות, לאנשי שיווק ומכירות, למשקיעים, לרגולטורים, לחוקרים או למשתמשים מקצועיים.

משתתפים מייחסים ערך רב למפגש עם מומחים, ללמידה מעשית ולקשר עם עמיתים שמתמודדים עם אתגרים דומים. לכן זהות המשתתפים חשובה לעיתים יותר ממספרם (PCMA).

5. זהות המארגן

בדקו מי מארגן את הכנס (איגוד מקצועי, חברה מסחרית, גוף ממשלתי או גוף שאינו מוכר) והאם הוא קשור לתחום.

זהות המארגן משפיעה על אופי הכנס. גוף ממשלתי נוטה לקדם את המדינה או את העיר, את התעשייה המקומית או את הרגולציה. חברה מסחרית נוטה להבליט את נותני החסות, אך יש לה גם אינטרס לשמור על המוניטין של הכנס כדי שהמשתתפים יחזרו.

6. מיקום ופריסה גאוגרפית

בדקו:

• האם הכנס אזורי או בין־לאומי
• מאילו מדינות מגיעים הדוברים והמציגים
• אילו שווקים מיוצגים בו
• באילו שפות הוא מתקיים

7. אפשרויות ליצירת קשרים

האפשרות לפגוש אנשי מפתח בתעשייה, במפגשים רשמיים ולא רשמיים, היא אחד הגורמים המשמעותיים בהחלטה להשתתף בכנס. בדקו אם הכנס מציע מפגשי נטוורקינג, מערכת לתיאום פגישות, אפליקציה למשתתפים, מפגשים עם דוברים, קבוצות דיון, סיורים מקצועיים או אירועים חברתיים.

מטרת המטלה

במטלה זו תאתרו שני כנסים מקצועיים בתחום שתבחרו ותנתחו אותם על סמך מידע גלוי בלבד, מאתרי הכנסים וממקורות פומביים.

בסיום תציגו ללקוח המלצה מנומקת: כיצד כל כנס תורם למטרותיו, מהו היתרון המרכזי שלו, ואילו מגבלות, עלויות או סימני שאלה נותרו.

מקורות

• ICCA: impact measurement tool for association conferences
• PCMA: Attendees Want Less Flash, More Substance
• Successful Meetings: The Fifth Element
• Cvent: Trade show ROI